Terminumfragen sind sehr nützlich. Ohne dutzende E‑Mails in nicht-genormtem Format verschicken zu müssen, kann man durch die Nutzung eines Terminumfragedienstes wie dem DFN Terminplaner oder Doodle effektiv Termine finden, an denen potentiell alle Teilnehmer Zeit haben.
Leider werden Terminumfragen nach meiner Erfahrung nach aber oft „nicht optimal” verwendet, was zu neuen Problemen führen kann. Aus aktuellem Anlass (und weil ich in Zukunft nicht immer wieder alles neu erklären und nur noch eine URL verschicken will) beschreibe ich hier typische Probleme, durch die Terminumfragen meiner Erfahrung nach schon oft an Effektivität eingebüßt haben.
Viel zu viele Wahlmöglichkeiten — Nach meiner Erfahrung genügen meistens 4–8 Wahlmöglichkeiten, um mindestens einen gemeinsamen Termin zu erhalten, an dem alle können. Mehr Termine bringen meistens nichts und führen (zumindest bei mir) auch öfters dazu, dass ich die Terminumfrage nicht sofort auf die Schnelle ausfülle.
Kein definiertes oder zu weit in der Zukunft liegendes Enddatum — Eine Terminumfrage sollte in der Regel binnen einer Woche abgeschlossen werden, wenn möglich schon nach ein paar Tagen. Eine große Anzahl an Wahlmöglichkeiten und eventuell noch ein undefiniertes oder weit in der Zukunft liegende Enddatum erhöht (zumindest bei mir) die Unübersichtlichkeit in meinem Kalender. Denn wenn ich sage, dass ich an einem Termin potentiell kann, notiere ich mir diesen „potentiellen Termin” in meinem Kalender. Es darf in der Zwischenzeit schließlich nichts in diesen Zeitraum gelegt werden. Und ich will nicht zu viele Zeitfenster zu lange unnötig blockieren.
Zu spätes Schließen / zu lange Wahldauer — Beim Ausfüllen der Terminumfrage kann ein Termin noch frei sein. Wenn die Terminumfrage aber einige Wochen lang läuft, bis ein Termin gewählt wird, kann man davon ausgehen, dass viele Personen an den angegebenen Terminen nicht mehr können. Terminumfragen sollten daher immer „angemessen” lange laufen; nach meiner Erfahrung nicht länger als eine Woche.
Zu kurzer zeitlicher Abstand zwischen dem Ende der Terminumfrage und dem ersten Termin — Zwischen dem Ende der Terminumfrage und dem ersten Termin sollten mindestens (!) 24 Stunden liegen, eher mehr. Es dauert schließlich eine gewisse Zeit, bis alle Teilnehmer von dem finalen Termin erfahren haben und sich darauf einstellen können. Eine Terminumfrage sollte zum Beispiel nicht bis Sonntag 22 Uhr gehen und schon zu einem Termin um 10 Uhr am kommenden Montag führen.
Keine Information über den finalen Termin — Nach dem Ablaufen einer klar definierten Frist sollte der Initiator der Terminumfrage so bald wie möglich die Teilnehmer (zum Beispiel per E‑Mail) über den finalen Termin informieren. Nachdem die Teilnehmer abgestimmt haben, warten sie auf eine Reaktion und schauen vermutlich nicht täglich auf die Seite der Terminumfrage, um den festgelegten Termin zu erfahren. Tipp: Wenn ich eine Terminumfrage starte, definiere ich entweder in meiner Aufgabenverwaltung eine Aufgabe, die mich an dem richtigen Tag daran erinnert, oder ich definiere auf meinem Handy eine Erinnerung, die mich zum Beispiel am Freitag um 18 Uhr direkt daran erinnert, die Umfrage bei nächster Gelegenheit abzuschließen.
Keine oder ungenaue Angabe der Termindauer — Falls möglich, sollte der Initiator angeben, wie lange das Treffen ungefähr dauern wird. Das geht natürlich nicht immer und ist auch nicht immer notwendig; aber falls eine solche Angabe möglich ist, sollte man sie den Teilnehmern auch mitteilen. Das erleichtert auch die Terminplanung im Kalender und schützt vor „schleichendem Teilnehmerverlust” (weil einer nur eine Stunde Zeit hat, der andere eigentlich um 11:30 Uhr weg muss, …).
Diese Liste werde ich eventuell weiter ergänzen, wenn mir weiteres dazu einfallen sollte. Falls du weitere Hinweise oder Verbesserungsvorschläge für gute Praktiken von Terminumfragen haben solltest, freu’ ich mich über deinen Kommentar.
Wenn du also das nächste Mal eine Terminumfrage erstellst, achte auf diese Punkte und mach’ dadurch das Leben für alle leichter. :-)
[Aktualisierung 2. September 2015: Punkt Zu spätes Schließen / zu lange Wahldauer eingefügt.]
Eine gute Auflistung! Ein weiterer Punkt, den ich für wichtig halte: nutze die Dienste richtig! Doodle erlaubt, die in einer Terminumfrage eingetragene Auswahl in den persönlichen Kalender bei Google zu übertragen und umgekehrt bei Terminumfragen sogar direkt den Kalender auf der Doodle-Webseite anzuzeigen. So spare ich mir bei der Teilnahme das abwechselnde Durchschauen von Terminvorschlägen und meinem Kalender. Das klappt in letzter Konsequenz aber nur dann gut, wenn der für die Umfrage Verantwortliche die Umfrage auch korrekt abschließt: zum einen lässt er dann keine neuen Veränderungen mehr zu, zum zweiten entfernt Doodle dann die überflüssig gewordenen Einträge aus dem Kalender auch wieder. Das spart viel (möglicherweise fehlerbehaftete) Handarbeit
Deinen Beitrag finde ich aus gegebenem Anlass ;) auch sehr gut. Er setzt allerdings voraus, dass der Termin-Organisator auch selbst gut organisiert ist. Du deutest es mit „in meiner Aufgabenverwaltung” oder „Erinnerung auf dem Handy” an — und ich denke, wer selbstorganisiert ist, macht sowieso solche Fehler eher nicht. Insofern aber ein guter Anstoß, da an sich zu arbeiten.
Ein Punkt fällt mir noch ein: Es muss klar sein, ob der Umfrage-Ersteller selbst zu allen angebotenen Terminen kann und ob er unbedingt anwesend sein muss. Ich hab schon Umfragen gesehen, deren erster Eintrag (oder noch besser: einer mittendrin) vom Ersteller kam und dort nicht alle Felder grün oder gelb waren. Das kann leicht zur Verwirrung führen, genauso wenn es keinen solchen Eintrag gibt.