Notizen und Gedanken von Andreas Marc Klingler

Rich­ti­ge Ver­wen­dung von Terminumfragen

Ter­mi­n­um­fra­gen sind sehr nütz­lich. Ohne dut­zen­de E‑Mails in nicht-genorm­tem For­mat ver­schi­cken zu müs­sen, kann man durch die Nut­zung eines Ter­mi­n­um­fra­ge­diens­tes wie dem DFN Ter­min­pla­ner oder Dood­le effek­tiv Ter­mi­ne fin­den, an denen poten­ti­ell alle Teil­neh­mer Zeit haben.

Lei­der wer­den Ter­mi­n­um­fra­gen nach mei­ner Erfah­rung nach aber oft „nicht opti­mal” ver­wen­det, was zu neu­en Pro­ble­men füh­ren kann. Aus aktu­el­lem Anlass (und weil ich in Zukunft nicht immer wie­der alles neu erklä­ren und nur noch eine URL ver­schi­cken will) beschrei­be ich hier typi­sche Pro­ble­me, durch die Ter­mi­n­um­fra­gen mei­ner Erfah­rung nach schon oft an Effek­ti­vi­tät ein­ge­büßt haben.

Viel zu vie­le Wahl­mög­lich­kei­ten — Nach mei­ner Erfah­rung genü­gen meis­tens 4–8 Wahl­mög­lich­kei­ten, um min­des­tens einen gemein­sa­men Ter­min zu erhal­ten, an dem alle kön­nen. Mehr Ter­mi­ne brin­gen meis­tens nichts und füh­ren (zumin­dest bei mir) auch öfters dazu, dass ich die Ter­mi­n­um­fra­ge nicht sofort auf die Schnel­le ausfülle.

Kein defi­nier­tes oder zu weit in der Zukunft lie­gen­des End­da­tum — Eine Ter­mi­n­um­fra­ge soll­te in der Regel bin­nen einer Woche abge­schlos­sen wer­den, wenn mög­lich schon nach ein paar Tagen. Eine gro­ße Anzahl an Wahl­mög­lich­kei­ten und even­tu­ell noch ein unde­fi­nier­tes oder weit in der Zukunft lie­gen­de End­da­tum erhöht (zumin­dest bei mir) die Unüber­sicht­lich­keit in mei­nem Kalen­der. Denn wenn ich sage, dass ich an einem Ter­min poten­ti­ell kann, notie­re ich mir die­sen „poten­ti­el­len Ter­min” in mei­nem Kalen­der. Es darf in der Zwi­schen­zeit schließ­lich nichts in die­sen Zeit­raum gelegt wer­den. Und ich will nicht zu vie­le Zeit­fens­ter zu lan­ge unnö­tig blockieren.

Zu spä­tes Schlie­ßen / zu lan­ge Wahl­dau­er — Beim Aus­fül­len der Ter­mi­n­um­fra­ge kann ein Ter­min noch frei sein. Wenn die Ter­mi­n­um­fra­ge aber eini­ge Wochen lang läuft, bis ein Ter­min gewählt wird, kann man davon aus­ge­hen, dass vie­le Per­so­nen an den ange­ge­be­nen Ter­mi­nen nicht mehr kön­nen. Ter­mi­n­um­fra­gen soll­ten daher immer „ange­mes­sen” lan­ge lau­fen; nach mei­ner Erfah­rung nicht län­ger als eine Woche.

Zu kur­zer zeit­li­cher Abstand zwi­schen dem Ende der Ter­mi­n­um­fra­ge und dem ers­ten Ter­min — Zwi­schen dem Ende der Ter­mi­n­um­fra­ge und dem ers­ten Ter­min soll­ten min­des­tens (!) 24 Stun­den lie­gen, eher mehr. Es dau­ert schließ­lich eine gewis­se Zeit, bis alle Teil­neh­mer von dem fina­len Ter­min erfah­ren haben und sich dar­auf ein­stel­len kön­nen. Eine Ter­mi­n­um­fra­ge soll­te zum Bei­spiel nicht bis Sonn­tag 22 Uhr gehen und schon zu einem Ter­min um 10 Uhr am kom­men­den Mon­tag führen.

Kei­ne Infor­ma­ti­on über den fina­len Ter­min — Nach dem Ablau­fen einer klar defi­nier­ten Frist soll­te der Initia­tor der Ter­mi­n­um­fra­ge so bald wie mög­lich die Teil­neh­mer (zum Bei­spiel per E‑Mail) über den fina­len Ter­min infor­mie­ren. Nach­dem die Teil­neh­mer abge­stimmt haben, war­ten sie auf eine Reak­ti­on und schau­en ver­mut­lich nicht täg­lich auf die Sei­te der Ter­mi­n­um­fra­ge, um den fest­ge­leg­ten Ter­min zu erfah­ren. Tipp: Wenn ich eine Ter­mi­n­um­fra­ge star­te, defi­nie­re ich ent­we­der in mei­ner Auf­ga­ben­ver­wal­tung eine Auf­ga­be, die mich an dem rich­ti­gen Tag dar­an erin­nert, oder ich defi­nie­re auf mei­nem Han­dy eine Erin­ne­rung, die mich zum Bei­spiel am Frei­tag um 18 Uhr direkt dar­an erin­nert, die Umfra­ge bei nächs­ter Gele­gen­heit abzuschließen.

Kei­ne oder unge­naue Anga­be der Ter­min­dau­er — Falls mög­lich, soll­te der Initia­tor ange­ben, wie lan­ge das Tref­fen unge­fähr dau­ern wird. Das geht natür­lich nicht immer und ist auch nicht immer not­wen­dig; aber falls eine sol­che Anga­be mög­lich ist, soll­te man sie den Teil­neh­mern auch mit­tei­len. Das erleich­tert auch die Ter­min­pla­nung im Kalen­der und schützt vor „schlei­chen­dem Teil­neh­mer­ver­lust” (weil einer nur eine Stun­de Zeit hat, der ande­re eigent­lich um 11:30 Uhr weg muss, …).

Die­se Lis­te wer­de ich even­tu­ell wei­ter ergän­zen, wenn mir wei­te­res dazu ein­fal­len soll­te. Falls du wei­te­re Hin­wei­se oder Ver­bes­se­rungs­vor­schlä­ge für gute Prak­ti­ken von Ter­mi­n­um­fra­gen haben soll­test, freu’ ich mich über dei­nen Kommentar.

Wenn du also das nächs­te Mal eine Ter­mi­n­um­fra­ge erstellst, ach­te auf die­se Punk­te und mach’ dadurch das Leben für alle leichter. :-)

[Aktua­li­sie­rung 2. Sep­tem­ber 2015: Punkt Zu spä­tes Schlie­ßen / zu lan­ge Wahl­dau­er eingefügt.]

2 Kommentare

  1. Nico Haase

    Eine gute Auf­lis­tung! Ein wei­te­rer Punkt, den ich für wich­tig hal­te: nut­ze die Diens­te rich­tig! Dood­le erlaubt, die in einer Ter­mi­n­um­fra­ge ein­ge­tra­ge­ne Aus­wahl in den per­sön­li­chen Kalen­der bei Goog­le zu über­tra­gen und umge­kehrt bei Ter­mi­n­um­fra­gen sogar direkt den Kalen­der auf der Dood­le-Web­sei­te anzu­zei­gen. So spa­re ich mir bei der Teil­nah­me das abwech­seln­de Durch­schau­en von Ter­min­vor­schlä­gen und mei­nem Kalen­der. Das klappt in letz­ter Kon­se­quenz aber nur dann gut, wenn der für die Umfra­ge Ver­ant­wort­li­che die Umfra­ge auch kor­rekt abschließt: zum einen lässt er dann kei­ne neu­en Ver­än­de­run­gen mehr zu, zum zwei­ten ent­fernt Dood­le dann die über­flüs­sig gewor­de­nen Ein­trä­ge aus dem Kalen­der auch wie­der. Das spart viel (mög­li­cher­wei­se feh­ler­be­haf­te­te) Handarbeit

  2. Thomas

    Dei­nen Bei­trag fin­de ich aus gege­be­nem Anlass ;) auch sehr gut. Er setzt aller­dings vor­aus, dass der Ter­min-Orga­ni­sa­tor auch selbst gut orga­ni­siert ist. Du deu­test es mit „in mei­ner Auf­ga­ben­ver­wal­tung” oder „Erin­ne­rung auf dem Han­dy” an — und ich den­ke, wer selbst­or­ga­ni­siert ist, macht sowie­so sol­che Feh­ler eher nicht. Inso­fern aber ein guter Anstoß, da an sich zu arbeiten.

    Ein Punkt fällt mir noch ein: Es muss klar sein, ob der Umfra­ge-Erstel­ler selbst zu allen ange­bo­te­nen Ter­mi­nen kann und ob er unbe­dingt anwe­send sein muss. Ich hab schon Umfra­gen gese­hen, deren ers­ter Ein­trag (oder noch bes­ser: einer mit­ten­drin) vom Erstel­ler kam und dort nicht alle Fel­der grün oder gelb waren. Das kann leicht zur Ver­wir­rung füh­ren, genau­so wenn es kei­nen sol­chen Ein­trag gibt.

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