Ich habe mich neu­lich wie­der dar­über geär­gert, dass ich eine Infor­ma­ti­on nicht mit­be­kom­men habe, die mit­ten­drin in einer E-Mail mit (zu) lan­gem und schlecht struk­tu­rier­tem Text gewe­sen ist.

Das muss doch nicht sein… Daher an alle: Ein Tipp für bes­se­re E-Mails: Fügt Kopf­da­ten ein, die kurz und knapp alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen einer E-Mail ent­hal­ten. Emp­fän­ger kön­nen dann auf einen Blick erken­nen, um was es geht und wel­che Akti­on an wel­chem Ort nötig ist. (Aktua­li­sie­rung, 12:49 Uhr: Die Kopf­da­ten sind im E-Mail-Text ent­hal­ten; nicht in dem „E-Mail-Hea­der”!)

Schlech­te E-Mail:

Hal­lo,

letz­tes Mal sind wir ja lei­der nicht so weit gekom­men wie geplant. Aber egal, ich habe für das nächs­te Tref­fen etwas mehr Zeit geplant. Es fin­det wie­der am glei­chen Ort wie letz­tes Mal statt. Ich wür­de das Tref­fen aber ger­ne nicht um 14 Uhr, son­dern schon um 13 Uhr abhal­ten. Ich habe näm­lich aktu­ell meist frü­her als spä­ter Hun­ger und möch­te das Tref­fen daher vor­zie­hen, um frü­her wie­der zum Kaf­fee­trin­ken über­ge­hen zu kön­nen. Zudem habe für die Ermitt­lung des Tages eine Ter­mi­n­um­fra­ge gestar­tet: http://terminumfrage.wer-hier-drauflickt-ist-doof.de/. Bit­te wählt die für euch pas­sen­den Tage bis zum 15. aus, damit ich den Raum dann noch recht­zei­tig reser­vie­ren kann. Wenn bis zum 16. nicht alle Anga­ben da sind, ver­su­che ich einen Kom­pro­miss. OK?!

Vie­le Grü­ße!

Gute E-Mail mit kla­ren Anga­ben in den Kopf­da­ten:

{ Was? | Ter­mi­n­um­fra­ge für Heft-Vor­be­rei­tung }
{ Bis wann? | Don­ners­tag, 15. Okto­ber, 12 Uhr }
{ Wo? | http://terminumfrage.wer-hier-drauflickt-ist-doof.de/ }

Hal­lo,

letz­tes Mal sind wir ja lei­der nicht so weit gekom­men wie geplant. Aber egal, ich habe für das nächs­te Tref­fen etwas mehr Zeit geplant. Es fin­det wie­der am glei­chen Ort wie letz­tes Mal statt. Ich wür­de das Tref­fen aber ger­ne nicht um 14 Uhr, son­dern schon um 13 Uhr abhal­ten. Ich habe näm­lich aktu­ell meist frü­her als spä­ter Hun­ger und möch­te das Tref­fen daher vor­zie­hen, um frü­her wie­der zum Kaf­fee­trin­ken über­ge­hen zu kön­nen. Wenn bis zum 16. nicht alle Anga­ben da sind, ver­su­che ich einen Kom­pro­miss. OK?!

Vie­le Grü­ße!

Der Text ist zwar immer noch etwas geschwur­belt, aber da jetzt alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen und Aktio­nen in den Kopf­da­ten auf einen Blick sicht­bar sind, ist die­se E-Mail deut­lich benut­zer­freund­li­cher. Meh­re­re Anlie­gen soll­te man natür­lich in meh­re­re E-Mails auf­tei­len.

Die­sen Tipp habe ich vor eini­gen Jah­ren in dem Buch Die Hams­ter-Revo­lu­ti­on: Vier Stra­te­gi­en gegen das täg­li­che E-Mail-Cha­oswidth=1 (Affi­lia­te-Link) gele­sen. Von den gut fünf Büchern, die ich mir damals ange­se­hen habe, hat mir das am meis­ten gebracht. Auch wenn es unge­wohnt geschrie­ben ist.