Ich habe mich neulich wieder darüber geärgert, dass ich eine Information nicht mitbekommen habe, die mittendrin in einer E‑Mail mit (zu) langem und schlecht strukturiertem Text gewesen ist.
Das muss doch nicht sein… Daher an alle: Ein Tipp für bessere E‑Mails: Fügt Kopfdaten ein, die kurz und knapp alle relevanten Informationen einer E‑Mail enthalten. Empfänger können dann auf einen Blick erkennen, um was es geht und welche Aktion an welchem Ort nötig ist. (Aktualisierung, 12:49 Uhr: Die Kopfdaten sind im E‑Mail-Text enthalten; nicht in dem „E‑Mail-Header”!)
Schlechte E‑Mail:
Hallo,
letztes Mal sind wir ja leider nicht so weit gekommen wie geplant. Aber egal, ich habe für das nächste Treffen etwas mehr Zeit geplant. Es findet wieder am gleichen Ort wie letztes Mal statt. Ich würde das Treffen aber gerne nicht um 14 Uhr, sondern schon um 13 Uhr abhalten. Ich habe nämlich aktuell meist früher als später Hunger und möchte das Treffen daher vorziehen, um früher wieder zum Kaffeetrinken übergehen zu können. Zudem habe für die Ermittlung des Tages eine Terminumfrage gestartet: http://terminumfrage.wer-hier-drauflickt-ist-doof.de/. Bitte wählt die für euch passenden Tage bis zum 15. aus, damit ich den Raum dann noch rechtzeitig reservieren kann. Wenn bis zum 16. nicht alle Angaben da sind, versuche ich einen Kompromiss. OK?!
Viele Grüße!
Gute E‑Mail mit klaren Angaben in den Kopfdaten:
{ Was? | Terminumfrage für Heft-Vorbereitung }
{ Bis wann? | Donnerstag, 15. Oktober, 12 Uhr }
{ Wo? | http://terminumfrage.wer-hier-drauflickt-ist-doof.de/ }Hallo,
letztes Mal sind wir ja leider nicht so weit gekommen wie geplant. Aber egal, ich habe für das nächste Treffen etwas mehr Zeit geplant. Es findet wieder am gleichen Ort wie letztes Mal statt. Ich würde das Treffen aber gerne nicht um 14 Uhr, sondern schon um 13 Uhr abhalten. Ich habe nämlich aktuell meist früher als später Hunger und möchte das Treffen daher vorziehen, um früher wieder zum Kaffeetrinken übergehen zu können. Wenn bis zum 16. nicht alle Angaben da sind, versuche ich einen Kompromiss. OK?!
Viele Grüße!
Der Text ist zwar immer noch etwas geschwurbelt, aber da jetzt alle relevanten Informationen und Aktionen in den Kopfdaten auf einen Blick sichtbar sind, ist diese E‑Mail deutlich benutzerfreundlicher. Mehrere Anliegen sollte man natürlich in mehrere E‑Mails aufteilen.
Diesen Tipp habe ich vor einigen Jahren in dem Buch Die Hamster-Revolution: Vier Strategien gegen das tägliche E‑Mail-Chaos (Affiliate-Link) gelesen. Von den gut fünf Büchern, die ich mir damals angesehen habe, hat mir das am meisten gebracht. Auch wenn es ungewohnt geschrieben ist.
Schreibe einen Kommentar